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企业如何解决员工私车办公报销难题

财税资讯 146

在企业实际的经营中,我们经常会遇到私车用来办公报销难的问题,员工的私家车用来解决公司的事情,具体应该怎么报销,报销的依据是什么,我们可以从这两方面来考虑,员工私车公用的财务处理,目前比较常见一是按交通补助处理,二是签订用车协议。

1、 交通补助

如果该员工没有与企业签订企业用车的协议,该笔报销款只能按支付工资薪金处理,需要并入当月工资总额申报个税,并且从严格意上讲,要作为社保的缴费基数。

具体处理有两种方式,

一是每月固定发放一定金额。这样不能准确核算用车费用。

二是员工按实际发生的费用,持单据到财务报销。

以上两种方式的结果是一样的,就是要将员工取得的收入并入当月工资薪金所得代扣代缴个人所得税。

该方式处理简单,员工不用去税务代开发票,但员工要额外承担个税,并多扣社保。

2、签订用车协议

员工与企业签订企业用车协议,企业向员工支付租赁费。员工收到租赁费用,应到税务机关就租赁行为代开发票,按照“有形动产租赁”税目缴纳增值税后,方能到企业报销相关的车辆费用。

有了合同和缴税凭证,租赁行为才能被认定具有真实性。签订用车协议后,车辆的油费、修理费、过路费、停车费等凭合法有效凭据税前扣除;与车辆所有权有关的固定费用包括车船税、年检费、保险费等,不论是否由企业支付都不能企业所得税前扣除哟。

另外,如果员工将车辆零租金租给企业使用,税务机关会认为无租金租赁协议不符合市场规律,会核定租金;

部分税务机关认为无租金租赁协议情况下,车辆所发生的费用依然应归属个人费用,不得计入公司费用。

该方法下能准确核算企业的用车费用,也不会增加员工的个人负担。

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